Idee per evolvere: alta digitalizzazione, dematerializzazione, Document management, Smart Activity e Smart Working
Come reagire alla crisi 3 – di Riccardo Rampado
Le prime settimane di Crisi da Covid-19 ci hanno letteralmente presi alla sprovvista: abbiamo reagito come meglio possibile attingendo a tutte le nostre risorse e capacità scontrandoci però con una dura realtà che ci negava la possibilità di affidarci ad ogni nostra precedente esperienza, certezza e sicurezza. Chi ha reagito lo ha fatto con la doppia fatica di chi sente la responsabilità di portare avanti la propria attività senza prospettive certe in termini economici e temporali.
Nei miei precedenti articoli vi ho parlato di come reagire in termini di attitudine personale e sulle prime strategie da porre in campo per la protezione della propria attività (eravamo all’inizio), e poi di come fare un Contingency Plan per prevenire le future crisi da interruzione di esercizio per cause esterne.
Oggi vi parlerò di come è possibile elevare la vostra attività al cosiddetto livello 4.0 che significa: alta digitalizzazione, dematerializzazione e Smart Working.
Ebbene, il “distanziamento sociale” impone a tutti di lavorare con il ricorso e l’impiego estensivo o perlomeno crescente di strumenti tecnologici complessi (anche il nostro cellulare è uno strumento complesso a saperlo usare al 100% delle sue potenzialità). Abbiamo imparato a fare videochiamate, a connetterci in videoconferenza su piattaforme diverse (ciascuna con le sue regole), a scambiarci dati, informazioni, documenti e sottoscriverli on line.
Tutto questo però, sul piano professionale almeno, non ci rende capaci di recuperare appieno le nostre consuete capacità operative: scopriamo ogni giorno i limiti “fisici” e “materiali” del nostro modo di lavorare precedente.
Mi riferisco ai cosiddetti “colli di bottiglia” operativi e le “inacessibilità” cognitive.
Chiarisco: ad esempio la difficoltà di ottenere una prestazione lavorativa da qualcuno che si dichiara sopraffatto dal suo lavoro o indaffarato a perseguire altre priorità, oppure il non poter accedere direttamente a dati, materiali, informazioni e documenti perché custoditi in ambienti fisici lontani o virtuali (data base, programmi gestionali etc…) ma per noi comunque non accessibili da remoto.
Ebbene, forse possiamo dedicare del tempo a riflettere su come far evolvere la nostra attività in modo tale che un domani non ci si debba più scontrare con i limiti odierni.
Penso che molti fra noi conoscano le principali funzionalità delle “Piattaforme CRM”: in estrema sintesi si occupano di “Gestione del Cliente dall’acquisizione allo sviluppo”, ovvero tracciano e supportano ogni fase del processo di acquisizione, vendita, compresi gli aspetti amministrativi e relazionali con lo scopo di trattenerlo e coltivarlo.
Alta piattaforma interessante è quella denominata ERP – Enterprise Resource Planning che gestisce le risorse aziendali ed il relativo acquisto, impiego, custodia, manutenzione, disponibilità e distribuzione.
Se immaginiamo ora che queste piattaforme in realtà custodiscono tutte le informazioni che ci sono utili per lavorare la questione è come mettere insieme e rendere organico il relativo flusso informativo in maniera tale che ogni componente dell’organizzazione abbia sempre disponibili tutte le informazioni a lui utili, secondo il suo livello di profilazione naturalmente.
Ebbene, immaginiamo ora di caricare il tutto su una piattaforma di “Document management” che, in estrema sintesi, definisce e gestisce tutti i diversi processi aziendali tracciando da punto a punto il percorso di una pratica, l’elaborazione di un pagamento o di un incasso, la relazione con un cliente, la realizzazione di un progetto … ma il bello è che lo fa acquisendo anche ogni informazione, contabilizzazione e documento processato e con la capacità di rappresentare anche chi ha fatto cosa e quando lungo il percorso del processo. E di più: ad ogni passaggio del processo si apre una “consegna” digitale (mail o sms) per chi riceve il documento da elaborare al momento che chi glielo manda lo “scarica” dai suoi compiti assegnati. E così via, fase per fase del processo con tanto di possibilità di monitorare il rispetto delle tempistiche previste (vedasi ad esempio il servizio di tracking delle raccomandate sul sito Poste Italiane).
Comprenderete bene ora come il poter disporre di uno strumento simile realizzi di fatto la condizione di SMART ACTIVITY, ovvero di capacità lavorativa conforme agli standard europei 4.0 che consentono, attraverso la piena digitalizzazione dei processi aziendali, la dematerializzazione e l’impiego dello Smart Working per molti profili professionali.
Ai nostri professionisti ed imprenditori non serve altro per incuriosirli e spingerli agli approfondimenti del caso.
Per parte mia concludo segnalandovi un Bando Europeo ad oc da cogliere al volo:
CEI extraordinary Call for proposals