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Come fare il Contingency planning
Come eseguire un piano strategico di protezione del proprio business in 4 azioni.

Contingency planning – dI Riccardo Rampado

Con queste due parole le grandi aziende descrivono quelle particolari pianificazioni strategiche da attuare solo in casi ed occasioni eccezionali tipo:

  • Perdita di reputazione per un “incidente di mercato” (ritiro merci difettose, tossicità  …);
  • Disastro naturale (terremoti, inondazioni …) per dislocare la produzione;
  • Crisi aziendale severa (cosa fare prima di chiudere…).

Ha senso che anche un piccolo imprenditore od un professionista elabori un proprio Contingency Plan?      SI.

In questo momento storico, ogni giorno ci poniamo queste domande:

  • Come reagire?
  • Si poteva mai prevedere una cosa del genere?
  • Ci si poteva in qualche modo cautelare?

Senza voler fare inopportuni quanto eccessivamente precoci bilanci della situazione (ma ricordiamoci di farlo e fino in fondo alla fine) è bene porsi fin da subito queste domande, perché “qui ed ora” dobbiamo rendere utile questa esperienza per estrarne ogni valore positivo che ci aiuti a progettare e realizzare il nostro futuro.

Nel precedente articolo, il cui incipit ho ripreso nei precedenti capoversi, ho riflettuto con voi sulla prima domanda; ora veniamo alla seconda.

Si poteva mai prevedere una cosa del genere?               In astratto, SI.

Epidemie e Pandemie sono materia sanitaria quindi compete al Ministro della Salute predisporre le relative competenze e capacità di intervento nell’ambito del Sistema Sanitario Nazionale in raccordo con la Protezione Civile. Per Amor di Patria non aggiungiamo altro.

Ci si poteva in qualche modo cautelare?                                     NI.

Chiarito che non compete al cittadino o all’imprenditore prevenire tali circostanze (CORONAVIRUS), ciò su cui vorrei con voi riflettere e su come ci si può in generale cautelare in rapporto ai rischi non ordinari connessi all’esercizio delle proprie attività professionali.

                             Contingency planning

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Ha senso che anche un piccolo imprenditore od un professionista elabori un proprio Contingency Plan?      SI.

È ovvio che dovrà esser commisurato alle proprie esigenze e caratteristiche e “prevedere” eventi con cui si possa misurare ed in cui possa effettivamente interagire con le proprie forze e capacità imprenditoriali.

In linea di principio stendere un “Piano strategico di protezione” (alias Contingency Plan) prevede queste quattro fasi che vorrei con voi condividere e poi commentare:

  • Individuare ed analizzare le possibili criticità non ordinarie da cui proteggersi;
  • Analizzare e misurare le relative conseguenze (impatto economico, organizzativo ed operativo);
  • Stabilire chiari obiettivi di protezione ed individuare le strategie di reazione;
  • Implementare le procedure propedeutiche necessarie da attivare solo all’occorrenza.

Il primo punto è ovviamente il più delicato da affrontare:

qui è necessario saper individuare correttamente la o le criticità non ordinarie da cui difendersi. In generale siamo preoccupati del costo del lavoro, delle merci, dei concorrenti et similia … bene, non è di questo ciò su cui adesso e qui si vuole ragionare.

Può esser utile ripercorrere mentalmente il proprio “ciclo produttivo” e, letteralmente, rappresentare graficamente le diverse fasi, ad es.:

Compro la materia prima, la lavoro, la confeziono, la metto in magazzino, promuovo la vendita, la vendo, verso in banca, pago dipendenti, pago fornitori beni /servizi …

Questo primo punto è bene farlo per “gruppi di lavoro”: dapprima con i propri soci, consulenti e dirigenti, poi separatamente con qualificati rappresentanti dei propri clienti e fornitori di beni e servizi ed infine con i propri dipendenti (che non sono imprenditori ma sono i più vicini all’operatività vera e propria e che, scoprirete, hanno un’ottica diversa da quella che pensavate di conoscere).

In ciascun gruppo di lavoro:

  • Verificate la correttezza del “Ciclo produttivo” da voi rappresentato;
  • Sollecitate tutti i presenti a trovare le possibili criticità non ordinarie ragionando però solo su dati e fatti certi e/o notoriamente verosimili;
  • Individuate le criticità non ordinarie cui far fronte col vostro “Piano strategico di protezione”;

In genere le piccole imprese ed i professionisti possono ragionare su:

  • Perdita di reputazione;
  • Blocco delle forniture di beni e servizi da parte dei fornitori indispensabili,
  • Blocco del ciclo produttivo o della vendita causa Incendio, Furto, atti vandalici …;
  • Blocco finanziario.

Individuate quindi la o le criticità non ordinarie cui far fronte passate al

Secondo Punto

per Analizzare e misurare le relative conseguenze (impatto economico, organizzativo ed operativo). Sempre col metodo del gruppo di lavoro qualificato affrontate il punto per prevedere e misurare con la maggior approssimazione possibile lo scenario che vi si presenterà davanti al momento in cui si presenterà la più severa criticità ipotizzata. Se possibile provate a valutate anche l’impatto sociale sulla comunità in cui operate ed emotivo di chi ne sarà coinvolto: vi sarà utile.

Terzo Punto,

qui entra in gioco la propria capacità e spirito imprenditoriale: cosa esattamente proteggere e che strategia adottare. Attuare una strategia puramente difensiva (protezione del patrimonio, riduzione costi, mantenimento di una minima operatività …) oppure reattiva (accaparramento di scorte, accantonamento di fondi, piani di dislocazione rapida, diversificazione, riorganizzazione, investimento …) od un adeguato mix tra le due? Qui non ci sono regole da seguire o buoni consigli “a priori”: si tratta di individuare con intelligenza strategie e soluzioni “su misura”, peraltro da aggiornare nel tempo. In questo caso i consulenti sono utili, non solo per l’esperienza che hanno ma anche perché vi offriranno una indispensabile “terzietà” per facilitarvi nel definire e valutare cosa proteggere e come farlo. Dopo, potrete confrontarvi utilmente con dirigenti, dipendenti, clienti e fornitori per “toccare con mano” il loro livello di condivisione che peraltro è fondamentale conoscere per implementare le azioni del Quarto punto.

Il Quarto Punto

che conclude il processo prevede chi COSA, COME E QUANDO FARE in caso di … ebbene, a seconda della caratteristica della severa criticità individuata si dovrà individuare una “Lista di azioni” da agire puntualmente con le modalità e le tempistiche che andrete a individuare.

Ad es.: Caso Incendio totale di Esercizio/punto vendita commerciale:

  • Comunicazioni e disposizioni per il personale (chi fa cosa come dove quando),
  • Azioni di salvataggio merci ed attrezzature (chi fa cosa come dove quando),
  • Comunicazioni all’assicurazione ed ai fornitori (chi fa cosa come dove quando),
  • …

Come vedete dall’esempio le azioni rappresentate consentiranno, se pianificate e predisposte per tempo, ad “alleggerire” enormemente la tensione delle persone coinvolte aiutandole ad agire con la massima efficienza e razionalità. Consentirà all’imprenditore a concentrarsi nelle successive azioni di protezione e recupero e ne favorirà anche il rapporto con gli importanti Partner commerciali che ne potranno misurare la sagacia e professionalità.

Detto questo, lascio questo mio contributo alla comune riflessione, ricordando agli associati che AssoSinderesi offre ore gratuite di consulenza agli iscritti e che, sarei oltremodo lieto di supportarvi nel caso vorreste approfondire l’argomento.

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