Molti imprenditori e manager odiano fare riunioni ed altri passano giornate intere in sala riunioni. Non fare riunioni è altrettanto deleterio che farne troppe e troppo lunghe. Sull’efficacia e importanza delle riunioni di lavoro molto si è detto e non mancano le teorie che mettono in evidenza gli aspetti negativi dei meeting riferendosi al tempo impiegato “sprecato” per svolgere una riunione.
Come fare un meeting risparmiando tempo, le regole.
Uno studio condotto da un team di ricercatori dell’University of Alabama di Huntsville, invece, focalizza l’attenzione sulle caratteristiche che una riunione di lavoro deve possedere per essere realmente efficace. Il segreto risiede sia nell’organizzazione del meeting sia nella comunicazione tra i membri dl team. Ci sono dei passi essenziali da seguire se si desidera che il meeting sia profittevole per il team e per l’azienda. Ogni nuovo anno iniziamo con nuovi propositi e non ci accorgiamo di aver abbandonato i vecchi perchè
Quando è opportuno o necessario indire dei meeting
I principali motivi sono:
- per dare o ricercare informazioni
- per risolvere problemi
- per generare idee
- per definire piani di intervento e di azioni
- per formare e motivare il team
Le regole fondamentali da rispettare per organizzare e condurre una riunione efficace:
- Definire il motivo
- Scegliere l’orario, la durata della riunione ed il giorno migliore.
- Definire i diversi argomenti che verranno affrontati (massimo quattro) e le eventuali responsabilità da assegnare.
- Definire e convocare anticipatamente i partecipanti all’incontro (in modo che sia possibile organizzarsi).
- Fornire ai partecipanti tutte le informazioni utili e necessarie, quali:
- ragioni, scopo e obiettivi della riunione,
- argomenti in agenda
- data della convocazione,
- orario di inizio,
- orario di fine,
- luogo dell’incontro
- Chiedere ai partecipanti di prepararsi sugli argomenti e sui punti di loro pertinenza.
- Condurre l’incontro rispettando la tempistica, la distribuzione e la durata per ciascun argomento. Nuovi punti non previsti saranno trattati alla fine o sarà indetta una nuova riunione.
- Evitare l’interruzione della riunione con telefonate, visite esterne, ecc.
- Riassumere i punti trattati, le decisioni prese e chi deve fare qualcosa ed entro quando.
- Il verbale della riunione va compilato contestualmente alla riunione. Prima della fine della riunione va letto, stampato e fatto siglare da tutti i partecipanti.
Deve essere mantenuto sempre il controllo della riunione, evitando argomenti non pertinenti, divagazioni, discussioni esageratamente animate o discussioni inutili .
Le riunioni produttive, costruttive e proficue richiedono un chiaro obiettivo, un dialogo aperto e gestione nel rispetto dei tempi.
ERRORI DA EVITARE
- Non avere ben chiaro in mente lo scopo e quindi dove si vuole arrivare alla fine del meeting.
- Far diventare la riunione un caos perché non si ha controllo sugli interventi dei partecipanti
- Non accorgersi quando una persona sta minando il buon esito della riunione sviando tutti dal vero problema per il quale ci si era riuniti.
- Non arrivare a conclusioni o a definire azioni pratiche perché troppo impegnati a difendere i propri punti di vista
DA VERIFICARE PRIMA DI INIZIARE
- Lo scopo e gli obiettivi della riunione sono chiari?
- L’ordine del giorno , gli argomenti da trattare o l’agenda sono stati definiti?
- Le informazioni su luogo, data e durata sono state date?
- Mi sono preparato sugli argomenti?
DA VERIFICARE PRIMA DI TERMINARE LA RIUNIONE:
- E’ stata data la possibilità a tutti i partecipanti di fornire il proprio contributo?
- La riunione è iniziata e terminata in orario?
- Tutte le decisioni prese sono state coerenti e chiare?
- E’ chiaro chi fa , che cosa e quando?
- Sono state definite le scadenze per mettere in atto le azioni definite?
- E’ stato redatto e distribuito il verbale del meeting?
- E’ stato siglato da tutti?
Se desiderate conoscere:
- come “leggere” i pensieri delle persone durante la riunione
- come sapere in anticipo se una persona farà il lavoro richiesto
- come sapere in anticipo il grado di motivazione e quindi di successo di un vostro collaboratore
iscrivetevi al corso: Meeting, come renderlo profittevole
02.02.2015
dalle 14,00 alle 18,00
sede del corso: Milano
scrivi a: info@selfbrand.it per iscriverti e per avere ulteriori informazioni